ギャラリーを運営していると、思っていた以上に事務作業が多い。
展示会が決まってからも、作家から作品情報を集める。Webサイトに登録する。展示が始まれば作品を販売する。売れたら作家ごとに精算する。
一つひとつはそれほど大きな仕事ではないのですが、展示会を開催するたびに同じ作業を繰り返します。
そしてaLを運営している会社は、もともとWebやシステムをつくる仕事もしています。昨今はさまざまなサービスがAPIを提供しているので、やろうと思えば、これらの作業もかなり自動化できるのではないだろうか。
ちょうどaLのWebサイトをリニューアルしようと考えていた時期でもあったので、
「面倒なところ、全部つないでしまえばいいんじゃないか」
ということで、サイトのリニューアルと同時に、裏側のギャラリー業務そのものもつくり直してみることにしました。
1．作家から作品情報を集める
まず手をつけたのが、展示会前の作品情報の収集です。
これまでは作家から作品情報やプロフィールなどを送ってもらい、それをaL側でWebサイトへ入力していました。当然ですが、作家が一度まとめた情報を、こちらでもう一度入力していることになります。
だったら、最初から作家自身が入力したデータを、そのまま使えるようにすればいい。
そこで作家ごとに専用ページを用意し、自分の作品情報やプロフィールを登録・編集できる仕組みをつくりました。
もちろん、すでに同じような機能を提供しているサービスがあることも理解しています。ただ今回は既存サービスと競争したいというより、**「aLと展示をすることで、作家にも何か便利なものを提供できないか」**というところからのスタートでした。
とはいえ、作家からすれば「入力する場所がひとつ増えただけ」では、こちらの都合でしかありません。
そこで、登録した作品情報をWordファイル（.docx）として書き出せる機能も追加しました。aLのためだけの入力で終わらせず、作家自身が作品リストとして手元に残したり、別の用途にも使ったりできるようにしています。
さらにaLでは、展示会が終了したあとも、お預かりした作品のオンライン販売を継続しています。そのため作家ポータルから、預けている作品の返却依頼をいつでも出せるようにしました。
展示会期中については、在廊予定の登録・変更も作家自身でできるようにしています。
作品登録だけの管理画面ではなく、
作品情報、プロフィール、在廊予定、預かり作品の返却までを扱える「作家ポータル」にする。
というのが、現在の形です。
一方で、作家が利用するシステムだからこそ、扱う情報については慎重に考えました。現在のポータルでは必要以上の個人情報を持たない設計とし、特に機微な情報は扱わないようにしています。今後、そうした情報を扱う必要が出てきた場合には、Webサイトとは切り離した、よりセキュアな環境を別途構築する予定です。
これでまず、
「1．作家から作品情報を集める」
をシステム化できました。
でも、作品情報を集めただけでは、ギャラリーの仕事は終わりません。
次は、
「2．作品を販売する」
です。
WordPress — Webサイト／作家ポータル
Square — 作品販売／決済・販売データ連携
マネーフォワード クラウド会計 — 作家への精算・支払
Microsoft 365 — 共有メールボックスの予定表を利用した展示スケジュール連携
企画・文：aL
構成・編集協力：ChatGPT